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错误举报

第 12 章

  论,并且会直接影响到下一步所要谈话的话题。

  也就是在报告的同时,他们就可以形成自己的决策、优先顺序及行动。因此,真正能够反映简报效果的决定因素,是报告者所言所行能否对人们谈话与讨论的内容有决定作用。如果认为是成功的简报,那简报之后,大家谈论的内容是他们以前不曾谈论过的内容,那么会议的过程就应该是少做"报告",较多地引发听众的互动式讨论。

  第三步,如果有必要对听众表示出尊重与关心,而做幻灯片又是非常重要时,你就进行以下一些步骤。

  首先,制作一页摘要。不管你的简报多简短、多有重点,大家还是想看到一页简明扼要却又面面俱到的摘要。这当然与简报重点的纲要截然不同,而是为听众制作的内容摘要。其次,在作报告的过程中,运用1:3比例决定投影片的张数。如果投影片大多是文字、数字和图表,那么在简报的每三分钟间chā播一张投影片。一小时的简报至多应该有20张投影片,半小时的简报至多10张。1: 3的比例,有利于人们在作简报时自我约束,形成一种沟通的纪律。再次,最好在作简报前,而非简报结束后,发给在场成员每人一份讲义。记住,越能有效调动人们的听、看、记,就越能被人理解、保留、讨论,也就越能产生作用。

  24.去掉不必要的会议

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  多开会的弊端

  成功的企业领导人,不会轻易去参加会议,他们有选择地参加那些效益最高的会议。他们处理会议通知的态度,一般是冷处理,他们一般会回答:"我的时间非常有限。我的精力与专注一定得有效而精准地使用,不管是顾客,还是我的股东与职员。"

  大多数高级主管对他们的日程安排,一般都不讲什么情面,而是冷面无情地严加控制,从而给自己足够的时间去完成高价值的活动,以便给公司带来最大限度的利润。无论自己的周遭有多少危机,自己必须专注如一地瞄准目标,这是所有高效管理者所拥有的特殊才能。

  那么,很多人可能就会这么想:"那些管理者对他们的事务、会议安排能够如此冷面无情,是因为他们是公司的大头,他们完全可以用'不'来谢绝别人,而我却不能这么做!"

  其实,有许多领导者,当他们回答自己如何控制工作量以及如何运用时间,并如何管理自己的工作日程时,最普遍的反应会是这样:

  首先,做自己所有的事情时,始终将自己的注意力集中在最能引起自己注意的事情上。

  其次,是某一位高效能的领导影响了自己,使自己决心开始改变……

  再次,痛苦的教训使他明白,他必须注意到需要再开始……

  接着,就开始叙述自己遇到的那个惨痛教训。

  那些最受人尊敬的高层管理者,早在他们有威望之前,就已经开始严格控制自己的日程安排表了,而明日的领袖现在也已经在做同样的事了。你是否仿效了他们呢?

  事实上,我们的时间与精力都极其有限,所以非常有必要选择何时何地去投入我们的经验、知识、热情与活力,并决定自己投入多少。成功者比现在大多数人的精明之处,就在于他们有一套行之有效的时间与精力的投资组合。

  有选择地去参加会议,是以投资者思维去思考工作的第一步。

  现在开始简单工作

  有选择地参加会议将为你的个人发展起到莫大的作用,为此,我们必须精简我们的会议工作。简单工作的方法是:

  第一,将一个数字记在心头,这个数字是1440。1440表明你在一天的时间里一共拥有的分钟数。这个数字任何人都无法改变,也不会把这数字带到第二天。你决定是否参加任何会议时,都应该想到这个数字。不论你推掉浪费时间的会议有多么不地道,或需要多大勇气,如果你去了,就等于选择了浪费三十、六十或九十分钟以至更多。

  接下来,步骤2至3会要求你作棘手的抉择。一天结束时,有哪个会议是会毁掉你的事业前途,或让你平步青云的?你应该关心的是:"我还可以怎样更有效运用这段时间?"

  第二,如果你现在跟绝大多数人一样接受所有的会议,那就应该换个过滤网,对你要参加的会议进行严格筛选。

  一个公司的职员去开会,他们大多都认为"这个会议我必须参加"。而在一般人看来,只要员工想继续在公司效力的话,那他应该去参加老板召开的所有会议,这样才能博得老板的好评。一旦不听话,不去参加他们应该参加的会议,那毫无疑问会毁坏自己的职业前途。

  但事实上,如果一个职员竭尽全力去参加所有会议,包括老板或高层决策者召开的会议,就自然会占用做其他事务的时间,从而可能无法完成全部工作。这种"有会必到"的老老实实的开会观念,在高效率的团队经营中已经过时了,应该加以修正。

  当你面临每一个会议通知时,必须对自己提出以下三个问题:

  首先,在这个会议中你能够获得什么有价值的东西,即"会议的投资报酬率"如何?

  其次,自己在这个会议上是否重要,也就是说为自己的团队、公司或顾客会带来什么?

  最后,自己如果不去参加会议,是否会给公司在以后的日子里带来什么无法估

  一个人的时间和精力都十分有限。无论是自己的老板、同事、顾客,还是自己的家人,都想与你共享你的时间与精力。自己在公司面临的每一个开会通知时,都是自己对个人时间分配的一个重要选择,这就是为什么一个职员必须将"按照惯例,我应该参加"的想法抛之一边,为什么要抛弃盲目的义务的真正原因。职员针对这种情况,必须进行会前评估,再决定出席与否。这些评估价值当然包括:自己可以获得的价值、自己为别人提供的价值等。

  第三,让自己习惯xìng地对自己提出上述三个问题。有些人应用一种等级表,来评估每一个会议通知。这种方法用1-5依次表示从会议收获的重要与否,1表示获得的价值最低,5表示获得的价值最高。如果觉得这种方法对自己适用,就毫不迟疑地去用它。或许这种方法有些过于极端,那就可以用其他一些比较简单的方式。

  可以首先过滤自己的所有会议,理清这些会议是"谁"发出的邀请,弄清自己是通过什么方式知道的,是电子邮件,或者是电话,还是在前一个会议结束时约定的。

  也可以给自己一个提醒工具,即把第二步骤的这三个问题撕下来,贴在你看得到的地方,例如电脑上、笔记本内、电话机旁等等。

  然后,静静地想一下。这时,如果你正好在使用电脑,或是在使用电话,就可以一面对这三个问题进行思考,一面进行回复。在会议中,当别人纷纷拿出他们的"日程表"或记事本时,只要看看笔记本上的这三个问题,那参加会议的次数就会立刻减少下来。思考之后,就可以回答别人"好的,我会参加你们的会议",或者"不,我没法参加你们的会议"。

  如果真的能够持续运用这三个步骤,只要坚持一个月,就会发现自己应该出席的会议de确减少了10%至30%。如果更长一点时间,比如坚持六个月下来,会议甚至会减少到30%至50%。

  第四,根据自己的日常习惯判断。在日常工作中,一个职员总有一些没有借口与理由拒绝而必须出席的会议。是的,在处理公司领导召开的会议时,必须更小心谨慎地运用这三个步骤,即使是应用了这三个步骤,已经自问了这三个问题,告诉自己不要去参加这个会,有时也难免会有例外的情况。

  第五,如果有一些会议必须参加,那就学会运用以内容清楚的原则来处理。以下五个问题有助于你从会议中满载而归:1、这次会议可以帮自己解决目前工作中的哪些问题;2、列出下一步行动,看是否可以列出我们接下来立刻要做的事情;3、必须对会议有期望目标,自己期望能达成什么样的目标;4、必须搞清自己如何才能完成目标,必须搞清哪些工具与资源可以使用;5、搞清这次会议对于团队达成目标有何帮助,将如何帮自己更接近目标。

  对于那些固定的会议自己能够回绝的就坚决回绝。定期要开例会或更糟的周会,议程通常都是为了弥补这一固定的"空档时间",所以自己的办法就是先答应下来,回答别人自己"暂定参加",等自己实际看到会议议程后,再决定参加还是回绝。

  25.提倡有效开会

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  有的人的一生就是由一连串的会议组成的,会议被分割成一连串15分钟的片段。要完美无缺地组织一场会议,将每件事的每个细节都安排得有条不紊,有相当的困难。不论一个公司的企业文化多优秀,不论自己的目标多么清楚明确、技巧多么精锐以及同事多么杰出,一次会议,所有人xìng的恶习、美德、yù望、怪癖、缺陷、包袱以及才华等,都是无形的受邀者。

  即使如此,大多数人每天还是必须负责许多不怎么重要但仍然必要的会议。由于会议设计与会议主持要掌握那么多细节、要精通那么多事情,因此,你首先要专注以身作则这一项指导原则。将自己发起的会议,安排成为能够使自己都想参加的那种会议,并以高度民主的热忱欢迎应该出席会议的人。如果你专注于这两件事,其他一切就会水到渠成。

  多数人,至少都参加过一次幸运的会议,比如是一次令人兴奋、改变一生的会议;也至少参加过一次令人心烦意乱、理不清头绪的会议,比如是一次自己都莫名其妙地自问"我在这里干嘛"的浪费时间的会议。

  这里,我列举一些比较成功的"模范会议":

  一、有位中层经理,在公司主持一个"六个标准差会议"时,他在会中拒绝其他人的任何评论,只是不住地给人们提出问题。这对于改变整个会议的确起到了很大的推动作用。团队为这次会议提出的问题找到了自己的答案,并在此基础上设定了新的目标。

  二、一家软件公司的资深主管在简报前的最后一分钟,毅然放弃了自己辛苦做好的简报稿,邀请了一组顾客进来,发表对公司产品的看法。这次会议虽然过去了很多年,但大家至今还是记忆犹新。

  三、一位在品牌影响力很大的成衣制造公司任职的执行长,把预定的议程撕成碎片,他在会中带领来自38国家的250位公司主管,到当地的一个购物中心。他们直接从顾客及零售商的角度,研制、开发和创新了自己的产品,赢得良好的销售业绩。

  四、一家超大型银行为了在几天内用同样的方式,将同样的信息内容传达给十万名以上的与会者,他们需要重新设计他们的会议。这家银行了解到在会议中,与会者需要深入讨论,但他们目前的网络科技远远无法处理这项需求。解决方法是用预先排演录制好的"引言人",例如他问一个问题之后,荧幕就空白一段指定时间,让大家讨论,然后他又出现在荧幕上问另一个问题。会议盛况空前,反应及效果出奇地好!

  任何一个人只要有机会主持会议,这些经验应该都成为他成功主持会议的直接经验。

  一个人从简单的家庭聚会中,或是从自己学生时代最奇妙的一次经验,或者是曾看过自己的良师益友如何进行会议中,都可以得到"模范会议"的直接经验。成功会议的直接经验的来源不胜枚举,只要是来自你内心的感受,而不是来自某个会议技巧指南,都能有所收获。

  现在开始简单工作

  记住,职场行为三法则之一,就是为别人负责,当你准备会议时这一法则同样适用。当自己同意发起或主持一项会议时,请用为别人生命负责的态度来处理这项任务。为此,我们进行以下步骤:

  第一步骤,对会议主题形成决定,并决定让哪些人参加。

  会议总共只有三种类型,第一种是动脑会议。这种会议是创新会议,要求创造新构想、新点子、新方法等,这种会议的参与者一般包括:具有叛逆精神与叛逆行为的人,与他人思考格格不入的人及议题的专家,因此,必须想好哪些人应该出席会议,并将会议的主题意思说清楚。

  第二种是培养团队亲和力与默契感的会议。这种会议是所有应该具备亲和力与默契感的人都应参加的,会议主持人应当邀请适当的人出席,并讲明会议的主要目的。

  第三种会议是决策、计划会议。这种会议是决策者与执行决策者必须参加的会议,会议主持人应该邀请参与决策的所有人与执行决策的所有人。

  第二步骤,对刚说过的那三种会议应该置之不理。如果刻意地以以上所提的三种方法来看待自己的会议,那就犯了纸上谈兵的错误。现实生活里,包括完善规划的大部分会议,都是这三种会议的组合。会议主持人之所以要搞清这三类会议之间的差异,最主要原因就是要邀请适当的人参加会议(或电话会议、线上会议)。如果你邀请到适当的人出席会议,会议细节出现问题时,他们就会主动帮忙弥补会议的失误,或者当会议偏离主题意思时,他们也会帮忙拉回到正题上来。

  如果你真的尊重别人

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