第 13 章
的时间,那么为了作出决策或完成工作,就不会像开"让你留在圈内的联谊会"一样,而是邀请最少的人来参加会议。这样,你就不会像那些没有效率的经理人一样,做他们最常做的事情。
第三步骤,对成功的会议必须有一个正确的界定。为此,首先需要界定的,就是行为的成功。你可能从会议的所见所闻中得知会议的成功与否。在事前,就对自己提出以下这些问题:
▲说话的双方分别是谁?他们之间说些什么?
▲如果他们能够明白你的意思,你会得到什么样的反应或意见?
▲有时,令人不舒服的讨论反而会带来某些突破。一个困难且成功的讨论会成为什么样子?从中自己能听到什么又能看到什么?
▲自己如何才能知道大家正在探讨的问题是正确的?他们接下来提出的问题和建议有什么不同?
▲自己如何才能掌控大家,怎样才能真正地知道是意见一致,比如:他们是否会一致同意做什么,或不同意做什么。
▲谁的行为能够在会议上改变是最为要紧的事。如果能够改变,你将会看到或听到什么现象?从而以此来确定他的态度及行为正在改变。
会主持会议的人,在开会前就对行为上的成功或失败的情形了如指掌。不过他们不会让自己的看法复杂化,只将注意力放在一两件主要的事情上。
其次,就是对行为的结果是否成功有个正确的界定。
▲为何要召开这个会议?会议结束时必须达成什么目的?要是不召集这些人开会,那就有什么任务不能完成?也就是企业内常说的话,你可以做到什么事情?
▲这个会议之后,人们的谈话将会如何改变?大家将对什么问题展开谈论以及他们将会如何谈论这些事情?人们通过与他人谈话,而改变他们的决定、优先顺序乃至于行动。因此,在会议之后人们谈话的内容如何改变,是自己的会议是否有结果的重要标志之一。
第四步骤,在会议开始之际,就搞清楚行为的成功与结果的成功。这个做起来很简单,用轻描淡写的三句话或更少的话即可,这些话可以用口头表达,也可以写在纸上,但必须做到清楚明确、简洁扼要。
第五步骤,表示自己对会议的热情。不管会议的细节出错与否,自己都必须保证热情洋溢,因为热情可以对会议细节的错误有所帮助。
向所有的成员表达清楚,一旦听到众人对某事展开谈论时,或团队达成整体的目标时,自己会兴奋异常,并且很热情地希望大家来参加会议。尽管会议规划最困难的就是细节,但给人印象深刻的会议,都是那些领导人真正要我们参加的会议,以及真正关心在会议中达成什么目的的会议。
26.简短地在语音信箱里留言 语音信箱的问题
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有的人针对语音信箱的电话留言会说,这实在太简单了,根本不需用大脑,还需要讨论吗?可是事实并非如此。因为太多的人在电话留言时,都是现想现说,甚至是漫无边际地喋喋不休。有更为糟糕者,他们说半天都没说出自己的重点内容来。
应当知道,电话留言前五到十五秒是关键时刻。绝大多数的接听者在这段时间内,决定是否删除、转接、保存(等有空再听),或是回应你的留言。当你说话三十秒后还没说到重点,对方很可能就会删除你的留言,或产生要删除你的留言的想法!
有效的电话留言是以适当的方式提供适当的讯息。大部分人都是在有限的时间对他们的电话留言进行检查,例如他们在会议的片刻休息时、前往机场或登机前的片刻时间内,或者是边检查自己的语音留言边吃着三明治。
作为工作者,你了解并遵守这些游戏规则,你就会成为受人欢迎的工作伙伴;而忽略了这些游戏规则,你将成为工作中被人讨厌的合作者。
现在开始简单工作
首先,在拿起电话时,可以设想"反正没有人会接电话,会自动进入语言信箱。"只要你这么一想,你就可以占主动地位。因为你听到对方的提示后,不管对方有无人接听电话,你已经打好了留言内容的草稿。这时,如果对方有人接听电话那更好,你可以十分专注且口齿清晰地表达。而多数人的致命弱点就是提示信息后,才语无lún次慌乱地组织自己的语言。
其次,把沟通"三字诀"放在第一位。在一个留言中通知对方一个重点,因此,在拨电话之前,你最好知道你要讲的重点是什么。再选择自己说话时的表情,表情会适时地影响对方在你所期望的时候回电话,比如兴致勃勃、亲切愉悦、担心且无助等表情,都可以使你在极短的时间内收到良好的效果。如果是受到挫折,则要坚定而有礼貌,绝不能动怒发脾气。最后,简明而扼要地说明你对对方的期望。
再次,把你的联系方法告诉对方。你留联系方式时速度要适于手写,而不是你正常的说话速度。要知道除了自己熟知的同事和朋友外,很少有人将你的电话放在手边。因此,慢慢地说出你的电话号码,好让别人能够记下来,而不必反复听好几次你的留言。
完成这些,所需花费时间很少很少。如果为了jiāo待更多细节,需要的时间超过三十秒的话,那就干脆寄一封电子邮件,或是亲自传达信息,也可以与对方约好时间直接会面。
27.电子邮件要言简意赅
--------------------------------------------------------------------------------
撰写电子邮件存在的问题
人们的时间与注意力如何被使用与被尊重,直接驱动着企业人的行为。
因为员工没空去琢磨公司的每一件任务,所以总是从最容易完成的工作做起。而这些最容易的事,通常都是以简单易懂、容易引起员工注意的方式通知对方。确实如此,哪一信息最容易让员工作出反应,员工就当然会注意哪件事,他们不是依据工作是否在公司策略计划里、是否会引起公司的评量为标准。
要知道,"容易使用"和"减少使用的时间"是人类行为的两大驱动力,而那些让别人搞不清真正意思的信息,行为驱动力就大大减小。
作为职场人员,必须牢记职场行为三法则的第一法则:想办法让别人更容易照你的方法行事,你将因之而更为得心应手。那些只是照着由来已久的方式,不努力去适应那些错综复杂的改变的员工是失败的。
一个人如果浪费绝大多数人的时间,那别人的工作一定不会轻而易举地完成。无论是公司做简报、主持会议,还是理清目标等等,你都亲眼见过最棒和最糟糕的行事做法。你会发现如果利于别人节省时间,或是让别人更容易行事,一般都成为最棒的做法;反之,如果忽略了这些指导原则,则表现为最糟的做法。
将"珍视别人的时间与注意力"这一原则应用到简洁省力的电子邮件以及其他任何形式的沟通上,会使你的沟通效果截然不同。因此,你在传送每一封邮件时,必须三思后行。
在实际的沟通过程中,一般的职员在使用任何jiāo流形式,比如电子邮件、一对一谈话、集会、打电话等,一般根据别人的信息作出以下反应:
▲人们被要求采取行动、参与、合作或做出承诺,于是他们决定自己将做出反应。
▲按兵不动,或是抗拒。
▲采取行动,但只是奉命行事。
▲ 全力以赴,付诸行动。
这些反应,由人们脑海瞬间闪过的五项标准所决定。我们将这些标准称为"行为沟通"。如果你要别人表示出他们的决心,并采取一定的行动,就必须在以下五个关键问题上取得对方的关注:
▲ 这跟我目前的工作确实有关系?
▲ 我必须明白应该做什么?
▲ 我怎样做才能取得成果,我怎样就会白费劲?
▲ 有哪些工具和支持是我可以利用的?
▲ 我最终会有什么好处?
不管通过什么形式,也不管置身什么人群,这个模式基本理论的有效xìng是无可置疑的。人们不管作出按兵不动、奉命行事或全力以赴的决断,都基于"行为沟通"中的这五个问题。
在电子邮件、面对面谈话、简报或其他形式的沟通中,你想要他人全力以赴,最好事先想清楚以上问题如何回答。可以保证jiāo流内容清楚明确并便于让他人全力以赴,而不只是一种形式。
现在开始简单工作
在撰写电子邮件时,必须做到与人方便,才有可能与己方便。以下就是简单工作的步骤:
第一,将必须阅读的信息放在3 X 5寸空间的第一位置上。
写新闻报道时,报社记者喜欢采用"倒金字塔"的方式,他们总是将最关键的事实和情感关连放在新闻事件的最先位置;而那些"补版"的细节,则置于报道的末端。他们这样做,是方便他们能够自如地掌握报道的篇幅,如果碰到篇幅不够、事件必须删减截短时,就可以整段增加或删掉。
这一写作原则同样适用于电子邮件。电子邮件的第一段,要写最重要的事实及有情感关联的部分,详情说明则写在末尾。
要知道,一般人所使用的"信息视窗"大小都是3× 5寸,换算成公制约 7公分×12.5公分,这被人们称为是黄金阅读尺寸。对收件人来说,3×5寸的空间大小,非常适合快速浏览阅读,娴熟的速读者,甚至只需两三秒即可浏览完全部信息。因此,必须将"严守3× 5寸大小"视为一种"极致空间限制"的训练,才有可能应付其他空间更为有限的即时通讯及手机短讯。
第二,必须清楚,你不是在写一封信,而是在写广告看板的文案。
电子邮件的内容要一目了然,容易快速浏览。尽管邮件各不相同,但要做到"容易浏览阅读",还是有一些通用的诀窍:
▲在有限的3× 5寸空间内,最上层的字数不超过一百一十二字到一百六十五字,大约八至十二句,且愈少愈好。
▲如果你的篇幅较长,已经超过三行,就必须用逗点或空白键隔开。
▲每一段落内,必须设定自动换行,或每超过二十个字就换行。行距短较易阅读。
第三,在写电子邮件时,不能忽视内容清楚明确的作用,必须有效地加以运用。
作为收件人,在浏览自己的邮件时,总是希望能接受到五方面的信息:
▲关连信息。和自己目前的工作内容息息相关的信息,人们才会注意。
▲自己采取下一步行动所需要的信息。当收件人收到邮件后,知道自己下一步必须要做的事情,这种信息也会吸引收件人的注意力。
▲具有期望目标的信息。信息里表明了发件人所期望的目标,收件人才可能给予高度重视。
▲传授技能技巧的信息。信息能够指导如何去完成目标,并列出可使用的工具与资源。
▲能提供报酬的信息。信息能告诉对方他的行动将给他带来什么好处。
人们尽管不愿意浏览过多的资讯,但期望看到较多有用的资讯是一定的,尤其是当你的资讯是要他们去做某件事时,你给他们提供讯息的职责就是帮助他们能够周全地作出决策。 请记住,邮件也有所谓的"达尔文的进化论",电子邮件之所以存在并非因为其最短,而是因为其最适合。
第四,在日常工作中积累一些常识。
在日常工作中,三言两语的答复和漫无主旨的长篇大论,对别人都可能是有用的信息。以上的一些步骤并非对所有的电子邮件都适用,只是一种训练和纪律。训练自己尽量每次都以最小的空间来写邮件,传递最有价值最有容量的资讯,这样,你才可能成为别人爱戴的同事。
范例
通过这一范例,请注意到内容清楚明确的措词与细节,并有效地利用内容清楚明确的电子邮件。
主题意思:目前工作计划(重点1);下一步应该采取的行动(重点2)。
亲爱的安妮:
上周所举行的会议相当成功,你一定为之付出了四十小时的工作日吧!在此表示深深的谢意。但愿杰克本人能够了解你的良苦用心(重点3)。
在此一并将我们要给他的工作计划草案给你(在信的附件里)(重点4)。麻烦你过目,看看妥否(重点5)。
在你阅览过我的杰作之后,请重点对第七、八页,及第二十三、四页给予关注,并给予修改意见(重点6)。哈利可能会特别留意这几个地方,不知我们能否满足他的需求(重点7)。
星期二之前,打个电话给我(重点8),我们就那些要做的事情进行讨论。我们争取在两星期内搞定这事,节省你的时间与精力(重点9)。
祝工作愉快
华生
(1)"目前工作计划"--这是在告诉安妮:"这封信和你现在的工作内容有关(你目前进行的工作)。"
(2)"下一步":我会列出接下来的步骤--你必须要做的事情。
(3)参阅一下第二章的内容,就会明白 "主题意思"这一栏为什么必须如此突出。
(3)、(6)本书第三、四章曾谈到"语调"的重要。这四句话能进一步加深与安妮之间的个人jiāo情。
(4)"草案给你"(在附件里):安妮知道自己必须要准时回应,这一点当然与计划草案直接相关。这个草案是
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第三步骤,对成功的会议必须有一个正确的界定。为此,首先需要界定的,就是行为的成功。你可能从会议的所见所闻中得知会议的成功与否。在事前,就对自己提出以下这些问题:
▲说话的双方分别是谁?他们之间说些什么?
▲如果他们能够明白你的意思,你会得到什么样的反应或意见?
▲有时,令人不舒服的讨论反而会带来某些突破。一个困难且成功的讨论会成为什么样子?从中自己能听到什么又能看到什么?
▲自己如何才能知道大家正在探讨的问题是正确的?他们接下来提出的问题和建议有什么不同?
▲自己如何才能掌控大家,怎样才能真正地知道是意见一致,比如:他们是否会一致同意做什么,或不同意做什么。
▲谁的行为能够在会议上改变是最为要紧的事。如果能够改变,你将会看到或听到什么现象?从而以此来确定他的态度及行为正在改变。
会主持会议的人,在开会前就对行为上的成功或失败的情形了如指掌。不过他们不会让自己的看法复杂化,只将注意力放在一两件主要的事情上。
其次,就是对行为的结果是否成功有个正确的界定。
▲为何要召开这个会议?会议结束时必须达成什么目的?要是不召集这些人开会,那就有什么任务不能完成?也就是企业内常说的话,你可以做到什么事情?
▲这个会议之后,人们的谈话将会如何改变?大家将对什么问题展开谈论以及他们将会如何谈论这些事情?人们通过与他人谈话,而改变他们的决定、优先顺序乃至于行动。因此,在会议之后人们谈话的内容如何改变,是自己的会议是否有结果的重要标志之一。
第四步骤,在会议开始之际,就搞清楚行为的成功与结果的成功。这个做起来很简单,用轻描淡写的三句话或更少的话即可,这些话可以用口头表达,也可以写在纸上,但必须做到清楚明确、简洁扼要。
第五步骤,表示自己对会议的热情。不管会议的细节出错与否,自己都必须保证热情洋溢,因为热情可以对会议细节的错误有所帮助。
向所有的成员表达清楚,一旦听到众人对某事展开谈论时,或团队达成整体的目标时,自己会兴奋异常,并且很热情地希望大家来参加会议。尽管会议规划最困难的就是细节,但给人印象深刻的会议,都是那些领导人真正要我们参加的会议,以及真正关心在会议中达成什么目的的会议。
26.简短地在语音信箱里留言 语音信箱的问题
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有的人针对语音信箱的电话留言会说,这实在太简单了,根本不需用大脑,还需要讨论吗?可是事实并非如此。因为太多的人在电话留言时,都是现想现说,甚至是漫无边际地喋喋不休。有更为糟糕者,他们说半天都没说出自己的重点内容来。
应当知道,电话留言前五到十五秒是关键时刻。绝大多数的接听者在这段时间内,决定是否删除、转接、保存(等有空再听),或是回应你的留言。当你说话三十秒后还没说到重点,对方很可能就会删除你的留言,或产生要删除你的留言的想法!
有效的电话留言是以适当的方式提供适当的讯息。大部分人都是在有限的时间对他们的电话留言进行检查,例如他们在会议的片刻休息时、前往机场或登机前的片刻时间内,或者是边检查自己的语音留言边吃着三明治。
作为工作者,你了解并遵守这些游戏规则,你就会成为受人欢迎的工作伙伴;而忽略了这些游戏规则,你将成为工作中被人讨厌的合作者。
现在开始简单工作
首先,在拿起电话时,可以设想"反正没有人会接电话,会自动进入语言信箱。"只要你这么一想,你就可以占主动地位。因为你听到对方的提示后,不管对方有无人接听电话,你已经打好了留言内容的草稿。这时,如果对方有人接听电话那更好,你可以十分专注且口齿清晰地表达。而多数人的致命弱点就是提示信息后,才语无lún次慌乱地组织自己的语言。
其次,把沟通"三字诀"放在第一位。在一个留言中通知对方一个重点,因此,在拨电话之前,你最好知道你要讲的重点是什么。再选择自己说话时的表情,表情会适时地影响对方在你所期望的时候回电话,比如兴致勃勃、亲切愉悦、担心且无助等表情,都可以使你在极短的时间内收到良好的效果。如果是受到挫折,则要坚定而有礼貌,绝不能动怒发脾气。最后,简明而扼要地说明你对对方的期望。
再次,把你的联系方法告诉对方。你留联系方式时速度要适于手写,而不是你正常的说话速度。要知道除了自己熟知的同事和朋友外,很少有人将你的电话放在手边。因此,慢慢地说出你的电话号码,好让别人能够记下来,而不必反复听好几次你的留言。
完成这些,所需花费时间很少很少。如果为了jiāo待更多细节,需要的时间超过三十秒的话,那就干脆寄一封电子邮件,或是亲自传达信息,也可以与对方约好时间直接会面。
27.电子邮件要言简意赅
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撰写电子邮件存在的问题
人们的时间与注意力如何被使用与被尊重,直接驱动着企业人的行为。
因为员工没空去琢磨公司的每一件任务,所以总是从最容易完成的工作做起。而这些最容易的事,通常都是以简单易懂、容易引起员工注意的方式通知对方。确实如此,哪一信息最容易让员工作出反应,员工就当然会注意哪件事,他们不是依据工作是否在公司策略计划里、是否会引起公司的评量为标准。
要知道,"容易使用"和"减少使用的时间"是人类行为的两大驱动力,而那些让别人搞不清真正意思的信息,行为驱动力就大大减小。
作为职场人员,必须牢记职场行为三法则的第一法则:想办法让别人更容易照你的方法行事,你将因之而更为得心应手。那些只是照着由来已久的方式,不努力去适应那些错综复杂的改变的员工是失败的。
一个人如果浪费绝大多数人的时间,那别人的工作一定不会轻而易举地完成。无论是公司做简报、主持会议,还是理清目标等等,你都亲眼见过最棒和最糟糕的行事做法。你会发现如果利于别人节省时间,或是让别人更容易行事,一般都成为最棒的做法;反之,如果忽略了这些指导原则,则表现为最糟的做法。
将"珍视别人的时间与注意力"这一原则应用到简洁省力的电子邮件以及其他任何形式的沟通上,会使你的沟通效果截然不同。因此,你在传送每一封邮件时,必须三思后行。
在实际的沟通过程中,一般的职员在使用任何jiāo流形式,比如电子邮件、一对一谈话、集会、打电话等,一般根据别人的信息作出以下反应:
▲人们被要求采取行动、参与、合作或做出承诺,于是他们决定自己将做出反应。
▲按兵不动,或是抗拒。
▲采取行动,但只是奉命行事。
▲ 全力以赴,付诸行动。
这些反应,由人们脑海瞬间闪过的五项标准所决定。我们将这些标准称为"行为沟通"。如果你要别人表示出他们的决心,并采取一定的行动,就必须在以下五个关键问题上取得对方的关注:
▲ 这跟我目前的工作确实有关系?
▲ 我必须明白应该做什么?
▲ 我怎样做才能取得成果,我怎样就会白费劲?
▲ 有哪些工具和支持是我可以利用的?
▲ 我最终会有什么好处?
不管通过什么形式,也不管置身什么人群,这个模式基本理论的有效xìng是无可置疑的。人们不管作出按兵不动、奉命行事或全力以赴的决断,都基于"行为沟通"中的这五个问题。
在电子邮件、面对面谈话、简报或其他形式的沟通中,你想要他人全力以赴,最好事先想清楚以上问题如何回答。可以保证jiāo流内容清楚明确并便于让他人全力以赴,而不只是一种形式。
现在开始简单工作
在撰写电子邮件时,必须做到与人方便,才有可能与己方便。以下就是简单工作的步骤:
第一,将必须阅读的信息放在3 X 5寸空间的第一位置上。
写新闻报道时,报社记者喜欢采用"倒金字塔"的方式,他们总是将最关键的事实和情感关连放在新闻事件的最先位置;而那些"补版"的细节,则置于报道的末端。他们这样做,是方便他们能够自如地掌握报道的篇幅,如果碰到篇幅不够、事件必须删减截短时,就可以整段增加或删掉。
这一写作原则同样适用于电子邮件。电子邮件的第一段,要写最重要的事实及有情感关联的部分,详情说明则写在末尾。
要知道,一般人所使用的"信息视窗"大小都是3× 5寸,换算成公制约 7公分×12.5公分,这被人们称为是黄金阅读尺寸。对收件人来说,3×5寸的空间大小,非常适合快速浏览阅读,娴熟的速读者,甚至只需两三秒即可浏览完全部信息。因此,必须将"严守3× 5寸大小"视为一种"极致空间限制"的训练,才有可能应付其他空间更为有限的即时通讯及手机短讯。
第二,必须清楚,你不是在写一封信,而是在写广告看板的文案。
电子邮件的内容要一目了然,容易快速浏览。尽管邮件各不相同,但要做到"容易浏览阅读",还是有一些通用的诀窍:
▲在有限的3× 5寸空间内,最上层的字数不超过一百一十二字到一百六十五字,大约八至十二句,且愈少愈好。
▲如果你的篇幅较长,已经超过三行,就必须用逗点或空白键隔开。
▲每一段落内,必须设定自动换行,或每超过二十个字就换行。行距短较易阅读。
第三,在写电子邮件时,不能忽视内容清楚明确的作用,必须有效地加以运用。
作为收件人,在浏览自己的邮件时,总是希望能接受到五方面的信息:
▲关连信息。和自己目前的工作内容息息相关的信息,人们才会注意。
▲自己采取下一步行动所需要的信息。当收件人收到邮件后,知道自己下一步必须要做的事情,这种信息也会吸引收件人的注意力。
▲具有期望目标的信息。信息里表明了发件人所期望的目标,收件人才可能给予高度重视。
▲传授技能技巧的信息。信息能够指导如何去完成目标,并列出可使用的工具与资源。
▲能提供报酬的信息。信息能告诉对方他的行动将给他带来什么好处。
人们尽管不愿意浏览过多的资讯,但期望看到较多有用的资讯是一定的,尤其是当你的资讯是要他们去做某件事时,你给他们提供讯息的职责就是帮助他们能够周全地作出决策。 请记住,邮件也有所谓的"达尔文的进化论",电子邮件之所以存在并非因为其最短,而是因为其最适合。
第四,在日常工作中积累一些常识。
在日常工作中,三言两语的答复和漫无主旨的长篇大论,对别人都可能是有用的信息。以上的一些步骤并非对所有的电子邮件都适用,只是一种训练和纪律。训练自己尽量每次都以最小的空间来写邮件,传递最有价值最有容量的资讯,这样,你才可能成为别人爱戴的同事。
范例
通过这一范例,请注意到内容清楚明确的措词与细节,并有效地利用内容清楚明确的电子邮件。
主题意思:目前工作计划(重点1);下一步应该采取的行动(重点2)。
亲爱的安妮:
上周所举行的会议相当成功,你一定为之付出了四十小时的工作日吧!在此表示深深的谢意。但愿杰克本人能够了解你的良苦用心(重点3)。
在此一并将我们要给他的工作计划草案给你(在信的附件里)(重点4)。麻烦你过目,看看妥否(重点5)。
在你阅览过我的杰作之后,请重点对第七、八页,及第二十三、四页给予关注,并给予修改意见(重点6)。哈利可能会特别留意这几个地方,不知我们能否满足他的需求(重点7)。
星期二之前,打个电话给我(重点8),我们就那些要做的事情进行讨论。我们争取在两星期内搞定这事,节省你的时间与精力(重点9)。
祝工作愉快
华生
(1)"目前工作计划"--这是在告诉安妮:"这封信和你现在的工作内容有关(你目前进行的工作)。"
(2)"下一步":我会列出接下来的步骤--你必须要做的事情。
(3)参阅一下第二章的内容,就会明白 "主题意思"这一栏为什么必须如此突出。
(3)、(6)本书第三、四章曾谈到"语调"的重要。这四句话能进一步加深与安妮之间的个人jiāo情。
(4)"草案给你"(在附件里):安妮知道自己必须要准时回应,这一点当然与计划草案直接相关。这个草案是
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